董事义务争议不靠“收最多文件”取胜。真正有价值的文件，是能重建权限、信息、利益关系、决策程序、当时理由和损失的材料。

把证据文件做成时间线，而不是仓库。还要把不同身份和法域分开，因为同一份文件在Delaware、英国或加拿大联邦体系下的法律意义可能不同。

起点文件：公司章程和authority

保存决定当时以及现在版本的：

  • certificate/articles；
  • bylaws；
  • board delegation；
  • committee charter；
  • 股东协议；
  • USA（如有）；
  • reserved matters；
  • 影响董事会权限的融资covenants。

原因：先确定有没有权，以及需要哪些批准，再讨论discretion使用得对不对。

决定之后修改的文件，不能悄悄替换当时版本。

Board pack：董事当时真正拿到了什么

保存完整分发包，而不只是最终PDF。

包括agenda、管理层memo、financial model、forecast、valuation、due-diligence summary、legal/regulatory issue list、alternatives analysis和会前问题。

原因：争议发生后最危险的是hindsight。board pack能固定当时的信息环境。

Minutes和resolution：决策骨架

会议记录可以说明出席、披露、讨论和正式决议；written consent可以固定决策日期。

但minutes应与其他证据一起看。它可能本来就很简洁；事后写得更完整的回忆，并不会因为更长就自动变成同期证据。

正常情况下保留draft/version history。

Conflict evidence：可能改变程序的关系

单独建立interests and disclosures文件夹，放：

  • 董事和关联方持股；
  • 家庭/商业关系；
  • side letter；
  • 与结果挂钩的报酬；
  • rollover equity；
  • future employment；
  • 对手方board seat；
  • disclosure；
  • recusal/participation记录。

不要把文件夹直接命名为“fraud”。先记录事实。

Alternatives file：公司当时还有什么现实选择？

融资就保存其他term sheet、cash runway、贷款沟通和被否决结构；出售公司就保存意向、valuation、process notes；供应合同就保存报价、服务要求和switching cost。

真正有意义的是“当时真实存在的替代方案”，不是两年后想象出来的完美方案。

Expert materials：scope和结论一样重要

董事会使用会计师、估值师、律师、投行或工程师时，保留：

  • engagement scope；
  • 输入数据；
  • 假设；
  • 可依法保存的draft；
  • final report；
  • conflict disclosure；
  • 董事问题；
  • 工作日期与目的。

税务估值、fairness分析、solvency review和普通forecast回答的不是同一个问题。

Communications：要上下文，不要截图考古

邮件和消息可能说明董事知道什么，但孤立截图很脆弱。

尽量保存thread、附件、参与人、timestamp和渠道。合法情况下区分公司通信和个人渠道。

一句“we have no choice”可能是现金压力、谈判话术或纯粹抱怨，上下文决定价值。

Financial evidence：把决策放回公司现实

涉及价值的决定，通常需要当时的cash position、forecast、debt/covenants、management accounts、budget、transaction model、payment records，以及必要时的post-closing表现。

今天的财务状态不能替代决策日的状态。

用四栏时间线区分事实和推论

日期 事件/文件 直接证明什么 仍需推论什么
3月3日 board pack发出 董事收到列明材料 是否每页都阅读
3月5日 minutes 出席和正式决议 所有讨论细节
3月7日 contract签署 交易执行 每名董事为什么支持
6月30日 出现损失 事后结果 3月时是否可预见

这张表能显著减少过度结论。

公司目的或利益的证据

保存交易当时为什么被认为有利于公司的解释。

英国section 172、加拿大CBCA section 122以及Delaware自己的法定/判例结构并不完全相同，所以不要强迫三种体系使用同一句话。

真正重要的是保留当时实际追求的business objective。

Care与attention的证据

会议开了多久不是单独法律测试，board pack有几百页也不是。

更有价值的是：

  • 董事问了什么；
  • 是否要求补充分析；
  • 是否纠正关键假设；
  • 信息不足时是否推迟；
  • 是否使用合格专家；
  • 是否考虑downside。

英国section 174和加拿大CBCA section 122都包含care相关法定表达，但具体适用仍需当地确认。

Loss file：先量化，再下结论

如果主张公司价值被损害，先确认transaction-level loss及causation evidence；如果是股东个人权利，再放到单独文件。

derivative route和member-focused remedy并不是同一项目。

Remedy file：要实现结果，还需要什么证据？

如果目标是：

  • records → 定义类别和目的；
  • injunction → 固定不可逆日期和harm；
  • process correction → 找哪些批准还能重做；
  • buyout → 估值和资金；
  • damages → loss和causation；
  • governance reset → 可执行的表决和董事会机制。

证明“有问题”和证明“怎么解决”是两套证据工程。

绝对不要这样处理证据

不要：

  • 删尴尬消息；
  • 回填minutes；
  • 事后造board pack并说是同期材料；
  • 改文件名隐藏draft history；
  • 让证人统一措辞；
  • 随意转发privileged advice；
  • 没有法律基础地抓取无关个人数据。

证据完整性本身可能比原争议更重要。

七个文件夹就够开始

  1. entity与authority；
  2. board information；
  3. interests/conflicts；
  4. alternatives/experts；
  5. decision records；
  6. financial impact；
  7. remedies/deadlines。

法律意见另建权限控制区域，不要和普通business file混在一起。

哪些情况会改变取证计划

资不抵债、上市公司、受监管行业、刑事指控、制裁、税务调查、跨境discovery、仲裁、data protection限制或平行劳动诉讼，都需要更专业的取证方式。

“什么都收下来”不是通用安全答案。

质量测试

一份好的董事义务文件，应让独立审核人回答：

  • 使用了什么权力；
  • 谁使用；
  • 当时有哪些信息；
  • 有什么conflict；
  • 用了什么process；
  • 当时公司理由是什么；
  • 后来发生什么结果；
  • 还有什么不知道。

如果这些问题答不出来，继续无差别收文件也未必有效。

Witness memory：有用，但不能让记忆替代同期文件

董事、高管和顾问可能记得当时为什么作出某项决定。记录这些回忆前，最好先由专业人士确认privilege和investigation protocol。

提问应围绕日期和文件，用开放问题，不要先把“正确答案”塞给对方。还要区分：这是本人独立记忆，还是后来重新看文件后形成的理解。

不要先开一场“统一口径会”再去记录个人回忆。群体讨论很容易让不同记忆互相污染。

建立evidence gap list，而不仅是文件索引

每次review结束，写清还缺什么，以及缺失文件究竟要回答哪个问题。

“还需要更多邮件”没有操作价值；“需要最终lender term sheet，以确认3月5日时替代融资是否仍然可用”才是可执行缺口。

按对决策的影响排序。一个可能改变authority判断的附件，通常比五十封重复已知事实的邮件更值得优先。

本文仅提供一般公司治理信息，不构成法律意见。证据保存、privilege、privacy、discovery、董事标准和救济因法域和事实而异，采取保存、披露或诉讼动作前应获取当地专业建议。

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